Preskoci do navigacije

Preskoci do vsebine

Opis poklica

Administrator

Kratek opis

Administrator opravlja raznovrstna pisarniška dela, kot so sprejem in odpiranje pošte, izpolnjevanje obrazcev, vnos podatkov in sprejem telefonskih klicev.
Kaj delavec običajno dela

Administrator opravlja več raznovrstnih del, ki so v veliki meri pomožne narave. Eno takšnih opravil je sprejemanje, pregled in odpiranje pošte. Administrator prevzema poštne pošiljke in pisma ter o prejeti pošti vodi evidenco. Ravno tako tudi o poslani pošti. Potem ko pošto prejme in jo vpiše, jo razvrsti po naslovnikih ali oddelkih in jo odda kurirju, da jo ta odnese naslovnikom. Če podjetje nima kurirja, jo administrator sam tudi razdeli. Poslovno komuniciranje zajema sprejemanje in posredovanje telefonskih pogovorov. Med njegove naloge sodijo tudi enostavne kadrovske in finančno knjigovodske evidence. Ker v zadnjem času obstaja vse več računalniških programov za evidentiranje navzočnosti oziroma za kadrovske evidence, pogosto vnaša dobljene podatke v bazo. Podobno velja za knjigovodska opravila, ki jih lahko opravlja ob pomoči za to določene osebe. K njegovemu delu spada tudi izpolnjevanje preprostih obrazcev, prepisovanje dopisov, urejanje besedil in fotokopiranje različnih gradiv.
Delovna področja

Administrator je lahko zaposlen kot vnašalec podatkov v podjetjih, ki delajo z velikansko množino podatkov. Te podatke vnaša v računalnik po prejetih navodilih. Podatki so lahko v številčni ali pisni obliki. Kadar so to besedila po nareku, administrator opravlja delo strojepisca. To se velikokrat dogaja na sodišču, kjer je pogoj dobro znanje strojepisja in hitro tipkanje. Administrator je lahko zaposlen v upravnih enotah kot uradnik za pisarniško poslovanje. Ker pozna osnove in predpise s tega področja, lahko piše in ureja dopise ter preglednice, usposobljen pa je tudi za uporabo elektronskih medijev. Administratorjevo delo je tudi pomoč pri fotokopiranju in shranjevanju dokumentov, pri pripravi sestankov in drugih tajniških opravilih.
Delovni pripomočki

Administrator za svoje delo potrebuje osebni računalnik, telefon, fotokopirni stroj, kalkulator, telefaks in druge elektronske medije. Pisalne stroje je večinoma že izrinil računalnik, uporabljajo pa jih še ponekod na sodiščih in drugod za izpolnjevanje različnih obrazcev. Pri delu uporablja tudi običajne pisarniške potrebščine: papir, svinčnike, škarje, korekturne lake, strojček za frankiranje, barve za fotokopirne stroje in tiskalnik.
Izdelek in storitev

Izdelki so lahko v obliki preglednic, dopisov, baz podatkov, fotokopij materialov in različnih evidenc. To so lahko končni enostavni dopisi, kot so evidence, ki se zaključujejo mesečno ali letno, preglednice, pri katerih je potrebno vnesti določene podatke in jih natisni, ali pa so nedokončani. Te je treba še obdelati, npr. baze podatkov ali preglednice, kjer je potrebno vnesti formule in podatke združevati na osnovi različnih kriterijev. Kadar gre za telefonski pogovor, mora administrator informacijo podati v razumljivi obliki, predvsem pa mora biti točna.
Znanja in spretnosti

Administrator pridobi potrebna znanja na srednji poklicni šoli. Spozna osnove komuniciranja in predpise o pisarniškem poslovanju, osvoji znanja strojepisja, osnov računalništva in programov za urejanje besedil. Usposobi se za uporabo elektronskih medijev, spozna osnove finančno knjigovodskega poslovanja in poslovne matematike. Administrator mora biti spreten pri delu z napravami, ki jih uporablja. Če sodi med njegova opravila prevzem in oddaja poštnih pošiljk., kar je vezano na prevoz z osebnim ali službenim vozilom, ima tudi izpit za vožnjo z motornimi vozili. Njegovo delo je v celoti programirano in odvisno naročil, odgovoren pa je nadrejenemu ali vodji tajništva.
Psihofizične sposobnosti

Za administratorja je pomembno dobro razumevanje navodil in informacij. Administrator je prilagodljiv in iznajdljiv, kajti zgodi se, da mora delo opraviti in končati kljub okvari npr. fotokopirnega stroja. Njegovo izražanje naj bi bilo jasno in razločno, kar je zlasti pomembno pri poslovnem komuniciranju, usmerjanju strank ter sprejemu in posredovanju telefonskih razgovorov. Administrator običajno dela v zaprtem in ogrevanem prostoru, le redko na prostem.
Interesi

Administrator je samoiniciativen, pripravljen pomagati, komunikativen in okreten. Zaveda se pomembnosti svojega prispevka skupnemu delu in se trudi za visoko kakovost svojega dela. Pomembno je, da opravi delo v določenem roku, da ima delovne navade, občutek pripadnosti podjetju in je natančen.
Razmere za delo

Delo poteka v zaprtem prostoru, kjer se je marsikdaj težko izogniti večjemu hrupu ali prepihu. Delo je pretežno sedeče, delno stoječe, npr. pri fotokopiranju in razdeljevanju pošte. Naporno je za oči, ker administrator pretežni del delovnega časa strmi v zaslon.
Nevarnosti

Da se delavcu ne bi poslabšal vid zaradi dela z osebnim računalnikom, lahko uporablja zaščitni filter pred zaslonom ali pa zatemnjena zaščitna očala. Pri delu z drugimi aparati je potrebna previdnost.
Možnosti zaposlovanja

Administrator se lahko zaposli v podjetjih pa tudi v različnih ustanovah in organizacijah.
Izobraževanje

Predvidena izobrazba za poklic administrator je triletna poklicna šola, z nadaljnjim izobraževanjem lahko pridobi naziv ekonomski tehnik.
Druge informacije

Informacije o državnih štipendijah najdete na spletni strani Ministrstva za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti.

Informacije o drugih štipendijah pa na spletni strani Javnega štipendijskega, razvojnega, invalidskega in preživninskega sklada Republike Slovenije.
Kakšne so možnosti zaposlitve?

Preverite položaj poklica na trgu dela v Sloveniji: koliko je trenutno prostih delovnih mest, kakšne možnosti zaposlovanja ponuja izbrani poklic in s katerimi nazivi izobrazbe je ta poklic mogoče opravljati.

Podrobnejši podatki o možnostih zaposlovanja v izbranem poklicu

ncips

Oglasite se v Kariernem središču. Obiščite delavnice in druge dogodke

Karierno središče

eSvetovanje

Oglejte si uporabne nasvete za iskanje zaposlitve.

eSvetovanje

eures

Obiščite evropski portal za zaposlitveno mobilnost.

EURES

FB     LinkedIn    You Tube

Spremljajte nas!

Facebook, LinkedIn,
You Tube