Preskoci do navigacije

Preskoci do vsebine

Opis poklica

Tajnik

Kratek opis

Pri delu je tajnik ali pogosteje tajnica samostojnejša kot administrator. Delo tajnika je potrebno v veliki večini podjetij in ustanov.
Kaj delavec običajno dela

Tajnik ima široko področje dela in opravlja različne delovne naloge. Sprejema obiskovalce, poslovne partnerje in z njimi poslovno komunicira. Komuniciranje poteka tudi po telefonu. Telefonske klice preusmerja oziroma v primeru, da naslovnik ni dosegljiv, prevzame za njega klic in mu preda informacijo, ki mora biti točna in zanesljiva. Tajnik sprejema pošto, vodi evidenco, jo razvršča in jo odpošilja. Skrbi za urejenost dokumentacije in pravilno shranjevanje dokumentarnega gradiva in dokumentov. Po navodilu ali samostojno sestavlja, piše in ureja dopise, zapisnike in drugo dokumentacijo. Pripravlja in pomaga pri organizaciji delovnih sestankov ter zagotavlja strokovno in administrativno podporo pri pripravi gradiv.

Organizira tudi službena potovanja, zagotovi rezervacije in druge delovne obveznosti zaposlenih. Vodi rokovnik in rezervacije terminov, dogovarja se za sestanke in sprotno izdeluje njihov razpored. Skrbi za pogostitev in postrežbo gostov in sodelavcev na sestankih. Vodi kadrovsko evidenco in prisotnost na delu. Vzdržuje informacijski sistem in sledi novostim na tem področju.
Delovna področja

Tajnica je lahko zaposlena kot strojepiska, kot referent za kadrovske evidence, referent v knjigovodstvu, uradnica za nepremičnine, za zavarovalništvo ali kot arhivski uradnik. Lahko opravlja tajniška dela za enega nadrejenega ali več, zaposlena je v oddelku z več zaposlenimi. Delo tajnice je glede na njena opravila potrebno v veliki večini podjetij ali ustanov. Glede na strokovna znanja, ki jih ima, lahko dela kot referent za opisana področja in ni nujno zaposlena kot tajnica.
Delovni pripomočki

Pri delu uporablja osebni računalnik, telefaks, skener, tiskalnik, telefonski aparat, fotokopirni stroj in druge elektronske medije ter ustrezno programsko opremo. Svinčniki, bloki in papir so nepogrešljivi pripomočki. Dokumente lahko prejme že v končni obliki ali pa jih pripravi sama, jih razmnožuje, razdeljuje in arhivira. V kolikor gre za zaupne materiale, poskrbi za njihovo zaščito in varno shranjevanje.
Izdelek in storitev

Tajnica sprejema pošto, vodi evidenco, jo razvršča in odpravlja. Skrbi za urejenost dokumentacije in pravilno shranjevanje dokumentarnega gradiva.
Znanja in spretnosti

Tajnica zna pisno in ustno komunicirati v slovenskem in najmanj enem tujem jeziku. Dobro pozna splošni in poslovni bonton. Zna uporabljati telefon, elektronsko pošto in druge komunikacijske medije. Pozna osnove in predpise o pisarniškem poslovanju. Pozna osnove in predpise o varstvu arhivskega gradiva ter o hranjenju in izločanju dokumentarnega gradiva. Obvlada strojepisje, pozna osnove računalništva in programe za urejanje besedil. Pozna osnove organizacije dela in predpisov o delovnih razmerjih. Pozna osnove finančnega in knjigovodskega poslovanja, zna zbirati in obdelovati podatke in pozna osnove zunanje-trgovinskega poslovanja.
Psihofizične sposobnosti

Tajnica mora imeti dobre psihofizične sposobnosti za nenehno prilagajanje poslovnim spremembam. Ne sme biti konfliktna osebnost, pač pa naj bi imela smisel za delo z ljudmi. Imeti mora dobre psihične sposobnosti za prepoznavanje različnih osebnosti in njihovih karakternih lastnosti, kar ji omogoča lažje delo. Pri tem je taktna in sposobna hitrega zaznavanja posameznikovih občutij. Imeti mora dober vid, saj je pretežni del delovnega časa tudi pri delu z računalnikom. Tajnica je pri delu zanesljiva, strokovna, profesionalna in suverena. Delovne naloge opravlja z resnostjo, učinkovitostjo in odgovornostjo. Pri tem je pomembna samoiniciativnost in kreativnost. Delo opravlja zbrano, pozorno in pošteno, delovne naloge opravlja sprotno ali v določenih rokih in natančno.

Pri delu je samostojna oziroma deluje po navodilih nadrejenega. Tajnica mora biti zaradi narave dela lojalna in pomembna ji mora biti skrb za varovanje zaupnih podatkov in poslovnih skrivnosti. Je komunikativna, prijazna, obzirna in organizirana oseba s smislom za red in urejenost. Pomemben je pozitiven odnos do dela in dobre delovne navade, ravno tako pa tudi pripravljenost pomagati sodelavkam ali sodelavcem. Na delovnem mestu je tajnica urejena, negovana in dostojno oblečena.
Interesi

Tajnica mora biti iznajdljiva, sposobna hitrega dojemanja in razumevanja navodil. Nenehno se prilagaja spremembam in skrbi za nadgrajevanje strokovnega znanja s tehničnimi in drugimi novostmi.
Razmere za delo

Razmere za delo so ugodne. Delo tajnice običajno poteka v zaprtem, svetlem in zračnem prostoru. Možno nevarnost pri delu predstavlja prepih, drugih posebnih ali škodljivih vplivov iz zunanjega okolja ni.
Nevarnosti

Nevarnost pri delu predstavlja delo z računalnikom, ki lahko vpliva na slabšanje vida, zato je priporočljiva uporaba zaščitnih filtrov za ekran.
Možnosti zaposlovanja

Trenutno razpisana prosta delovna mesta.
Izobraževanje

Tajnica ima običajno končano srednjo ali višjo strokovno šolo poslovno-ekonomske smeri.
Druge informacije

eTajnica.com

Informacije o
državnih štipendijah najdete na spletni strani Ministrstva za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti.

Informacije o Zoisovih in kadrovskih štipendijah pa na spletni strani Javnega štipendijskega, razvojnega, invalidskega in preživninskega sklada RS.
Kakšne so možnosti zaposlitve?

Preverite položaj poklica na trgu dela v Sloveniji: koliko je trenutno prostih delovnih mest, kakšne možnosti zaposlovanja ponuja izbrani poklic in s katerimi nazivi izobrazbe je ta poklic mogoče opravljati.

Podrobnejši podatki o možnostih zaposlovanja v izbranem poklicu

ncips

Oglasite se v Kariernem središču. Obiščite delavnice in druge dogodke

Karierno središče

eSvetovanje

Oglejte si uporabne nasvete za iskanje zaposlitve.

eSvetovanje

eures

Obiščite evropski portal za zaposlitveno mobilnost.

EURES

FB     LinkedIn    You Tube

Spremljajte nas!

Facebook, LinkedIn,
You Tube