Preskoci do navigacije

Preskoci do vsebine

Opis poklica

Poslovni sekretar

Kratek opis

Poslovni sekretar samostojno načrtuje, organizira in vodi delovne procese v tajništvu in v pisarnah.
Kaj delavec običajno dela

Poslovni sekretar analizira in rešuje probleme, ki zadevajo snovanje in uvajanje sodobnih rešitev na področju organizacije dela in informacijskega sistema v tajništvu in pisarnah. Vodi in organizira aktivnosti na podlagi terminskih planov za menedžerja oziroma predpostavljenega. Sodeluje pri pripravi materialov za seje, vodi poslovno korespondenco in dokumentarno gradivo. Sodeluje pri nabavi, načrtovanju in razporejanju računalniške in druge opreme in sredstev, potrebnih za izvajanje delovnega procesa. Ugotavlja delovne prispevke posameznikov v tajništvu in administraciji. Vodi in ažurira kadrovsko evidenco in ureja druge dejavnosti vodilnih delavcev in sodelavcev.

Pripravlja poslovne analize, nadzoruje stroške, vodi evidenco podpisanih pogodb in sestavlja poročila. Njegovo delo lahko zajema predstavitev podjetja ali ustanove obiskovalcem, odgovoren je za stike z javnostmi in koordinacijo tovrstnih aktivnosti. Samostojno komunicira s strankami in poslovnimi partnerji, organizira službene poti in skrbi za protokolarne zadeve pri sprejemu obiskovalcev. Sestavlja strokovne dopise, zapisnike, vloge in samostojno rešuje upravne zadeve. Njegova vloga je zahtevnejša, če vodi večjo ekipo sodelavcev. V tem primeru skrbi za razvoj podrejenih sodelavcev, sodeluje pri izobraževalnih programih, skrbi za pretok informacij in koordinacijo dela na vseh stopnjah. Za svoje sodelavce pripravlja predloge za prerazporeditve in napredovanja.
Delovna področja

Poslovni sekretar lahko dela na področju socialnih in upravnih zadev, korespondence, izobraževalne in kadrovske dejavnosti, zavarovalništva, koncesij in odnosov z javnostmi. Zaposlen je kot referent za socialno zavarovanje, za koncesije, kot poslovno upravni tajnik, vodja pisarne ali vodja kabineta. Poslovne sekretarje iščejo delniške družbe za izvedbo pomembnejših organizacijskih in tajniških del. Lahko vodi določeno skupino ljudi, ki so mu podrejeni ali ima pomočnika za manj pomembna administrativna opravila. Na področju stikov z javnostmi pripravlja tiskovne konference in predstavlja podjetje ali ustanovo navzven.
Delovni pripomočki

Pri delu uporablja elektronske medije, predvsem osebni računalnik, telefon, kalkulator in tiskalnik, elektronsko pošto in internet. Fotokopirni stroj in telefax uporablja po potrebi. Delovni dokumenti so pretežno zaupne narave. To so zapisniki sej kolegijev, uprave, finančna poročila in načrti, ki so pogosto zgolj internega značaja.
Izdelek in storitev

Ker je poslovni sekretar usposobljen za samostojno delo, so njegovi izdelki strokovni dopisi, zapisniki sej in drugi dokumenti, ki jih pripravi sam. To so tudi različne analize poslovanja, načrti in poročila, predlogi za reorganizacijo, kadrovsko zasedenost in izobraževalno dejavnost. Samostojno rešuje upravne zadeve in izdaja odločbe. Predlaga izboljšave informacijskega sistema. Pri predlogih upošteva vse dejavnike, ki bodo vplivali na končni rezultat. Če deluje kot vodja, skrbi za motivacijo, učinkovitost in uspeh podrejenih in za njihovo izobraževanje.
Znanja in spretnosti

Razvoj gre v smeri nadgradnje srednješolske izobrazbe administrativnih kadrov s strokovnim ali univerzitetnim programom. Poslovni sekretar zna komunicirati v slovenskem in tujih jezikih in obvlada poslovno komuniciranje. Prepozna vedenje strank in se pogaja. Lahko vodi rokovnik vodstvenih delavcev in podjetja. Ker se ukvarja z upravnimi zadevami, pozna delovno zakonodajo in zna opravljati dejanja v upravnem postopku. Usposobljen je za organizacijo dela in poslovanja podjetja oziroma ustanove. Pozna psihologijo dela. Samostojno uporablja računalnik in programsko opremo ter druge elektronske medije. Zna reševati podjetniške probleme in pozna osnove menedžmenta, stikov z javnostmi in poslovni bonton. Je prilagodljiv, komunikativen in ima smisel za organizacijo dela. Pomembno je, da je poslovni sekretar odgovoren za svoje delo, lojalen ustanovi ter skrbi za varovanje poslovnih skrivnosti. Strokovno znanje mora nenehno nadgrajevati.
Psihofizične sposobnosti

Poslovni sekretar mora imeti dobre psihofizične sposobnosti, saj je izpostavljen stresnim situacijam, pritiskom in občasno večjemu umskemu naporu in delovni obremenitvi. Zna se izogniti konfliktnim situacijam in ima občutek za delo z ljudmi. Taktnost igra veliko vlogo pri njegovem delu s sodelavci ali nadrejenimi. Imeti mora dober vid in biti sposoben hitrega dojemanja. Prijaznost, odločnost, zanesljivost, samozavest in samoiniciativnost so značajske odlike poslovnega sekretarja.
Interesi

Poklicna odgovornost mu nalaga, da delo opravi dobro, pošteno, z vso pozornostjo in zbranostjo. V kolikor pri delu napravi napako, jo je zmožen priznati in popraviti. Pri delu je lojalen in diskreten, deluje kot zrela, uravnovešena osebnost in vliva zaupanje podrejenim.
Razmere za delo

Razmere za delo so ugodne. Običajno delo poteka v zaprtem, zračnem in svetlem prostor, v pisarni, brez škodljivih vplivov iz okolja. Zaradi stalnega očesnega napora pri delu z osebnim računalnikom lahko pride do poslabšanja vida, čemur se lahko delno izogne z ekransko zaščito.
Nevarnosti

Pri delu z različnimi električnimi stroji je potrebna previdnost, sicer pa na delovnem mestu ni večjih nevarnosti.
Možnosti zaposlovanja

Trenutno razpisana prosta delovna mesta.
Izobraževanje

Za poklic poslovni sekretar se zahteva višja strokovna izobrazba oziroma strokovni program, ki se nadaljuje po opravljeni srednješolski izobrazbi.
Druge informacije

Informacije o državnih štipendijah najdete na spletni strani Ministrstva za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti.

Informacije o Zoisovih in kadrovskih štipendijah pa na spletni strani Javnega štipendijskega, razvojnega, invalidskega in preživninskega sklada RS.
Kakšne so možnosti zaposlitve?

Preverite položaj poklica na trgu dela v Sloveniji: koliko je trenutno prostih delovnih mest, kakšne možnosti zaposlovanja ponuja izbrani poklic in s katerimi nazivi izobrazbe je ta poklic mogoče opravljati.

Podrobnejši podatki o možnostih zaposlovanja v izbranem poklicu

ncips

Oglasite se v Kariernem središču. Obiščite delavnice in druge dogodke

Karierno središče

eSvetovanje

Oglejte si uporabne nasvete za iskanje zaposlitve.

eSvetovanje

eures

Obiščite evropski portal za zaposlitveno mobilnost.

EURES

FB     LinkedIn    You Tube

Spremljajte nas!

Facebook, LinkedIn,
You Tube